Kørsels- og rejsegodtgørelse er to områder, hvor der ofte er noget at hente for såvel selvstændigt erhvervsdrivende som for lønmodtagere. Hovedaktionærer og hovedanpartshavere ansat i egne selskaber anses her som selvstændigt erhvervsdrivende.

Kørselsgodtgørelse

I medfør af Ligningslovens § 9 B kan selvstændigt erhvervsdrivende, som benytter egen bil til kørsel i virksomhedens tjeneste, få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse fra arbejdsgiver – her fra deres egen virksomhed.  Der ydes således godtgørelse for f.eks. kørsel ud til kunder, med kunder, med varer m.v. men ikke for sædvanlig transport fra skatteyders hjem til arbjedsadressen. Herfor ydes blot almindeligt befordringsfradrag efter Ligningslovens § 9 C.

Kørselsgodtgørelsen efter § 9 B anses som skattefri hævning i virksomheden, og virksomheden – som ofte er skatteyder selv – opnår fradrag for udgiften i den skattepligtige indkomst.

Godtgørelsen er i 2015 på 3,70 kr. for de første 20.000 km. og herefter 2,05 kr. pr. km. Det kan blive til en stor skattebesparelse for den skatteyder, som kører meget i virksomhedens tjeneste. Man skal dog passe på, at dokumentationen er i orden.

Af SKAT juridisk vejledning fremgår reglerne for kørselsregnskab. Skatteyder skal oplyse:

– hvilken bil der køres i

– anledningen til køreturen

– start- og slutdestination med eventuelle mellemstationer

– km-tællerens udvisende ved start og slut af den godtgørelsesberettigede tur

– kørselsregnskabet skal føres løbende og kontrolleres af arbejdsgiver

SKAT har en forholdsvis konsekvent praksis, hvor kørselsregnskaber, som efterfølgende konstrueres ud fra f.eks. en Outlook- eller Google-kalender ikke anerkendes. Endvidere vidner nyeste retspraksis fra landets domstole om, at manglende notering af km-tællerens udvisende ved start og slut medfører, at fradrag for kørselsgodtgørelse for virksomheden nægtes, og at virksomhedens udbetaling af kørselsgodtgørelse anses som en skattepligtig udbetaling for skatteyder.

Endvidere er der i lovgivningen hjemmel til, at skattefrihed for kørselsgodtgørelse i sin helhed kan nægtes, hvis det kan påvises, at der ikke føres en konsekvent korrekt registrering.

Det kan således være en rigtig god ide, at man som skatteyder er meget opmærksom på, at registrering af erhvervsmæssig kørsel sker, jf. ovenstående. Det kan desuden være en rigtig god idé, at lade virksomhedens revisor løbende kontrollere kørselsregnskabet op mod bilens km-tæller. Dette kan f.eks. gøres ved at tage et foto af km-tæller og kørselsregnskab sammen og maile dette til revisor.

Rejsegodtgørelse

For rejsegodtgørelse er der tilsvarende muligheder for, at virksomheden kan opnå fradrag og udbetale skattefri rejsegodtgørelse til skatteyder, jf. Ligningslovens § 9 A. Der kan enten udbetales de faktiske udgifter efter udlæg/regning eller, der kan udbetales efter Skatterådets skematiske takster.

Virksomheden kan vælge at udbetale rejsegodtgørelsen til skatteyder og opnå fradrag herfor. Udbetaler virksomheden ingen godtgørelse, kan skatteyder vælger at beregne et ligningsmæssigt fradrag herfor ved indberetning af selvangivelsen (hvilket dog giver en noget lavere skattebesparelse, end hvis arbejdsgiver udbetaler).

Taksten er i 2015 på 471 kr. til kost og småfornødenheder og 202 kr. for logi.

Taksterne kan kun udbetales, når skatteyder som følge af sit erhverv er forhindret i at overnatte hjemme. Der skal efter praksis være flere timers transport, før at SKAT anerkender, at transporttiden er så lang, at skatteyder må overnatte ude. Eksempelvis fik en yngre læge nægtet fradrag for rejsegodtgørelse, da han havde 163 km. imellem sin bopæl og det hospital, hvor han var i turnus. Andre eksempler findes dog, hvor en kortere afstand anerkendes. Aarhus-København vil typisk være en afstand, hvor godtgørelse kan udbetales.

Der kan udbetales 471 kr. for kost og småfornødenheder pr. hele 24 timer skatteyder er ude. Der skal registreres på timebasis således, at en tur fra onsdag kl. 15.00 – fredag kl. 17.00 medfører 2 x 471 kr. + (471/24) x 2 = 981 kr.

Betaler arbejdsgiver for kost, kan skatteyder få udbetalt et beløb svarende til 25% af de 471 kr. som godtgørelse for småfornødenheder, jf. Ligningslovens § 9 A, stk. 4.

For logi kan udbetales 202 kr. pr. overnatning, såfremt skatteyder selv skal stå for logi.

For selvstændigt erhvervsdrivende og hovedanpartshavere ansat i eget selskab kan de skematiske satser være et glimrende alternativ til at få godtgjort udlæg til kost m.v. efter regning, idet man dermed helt undgår diskussionen omkring rimeligheden af udgifternes størrelse og art. Er man ude, er der godtgørelse og fradrag efter satserne.

Også for så vidt angår rejsegodtgørelse har SKAT en forholdsvis streng praksis, når det kommer til dokumentation for tidspunkter, destinationer m.v. Her skal noteres:

– tidspunkt for afrejse og hjemkomst til arbejdsgivers og alternativt skatteyders adresse

– adresse på destination og afstand

– beregning af godtgørelse og kostgodtgørelse ud fra timereglen og ikke på ren dagsbasis

SKAT fik i en netop offentliggjort dom fra Østre Landsret medhold i, at en virksomhed ikke fik fradrag for ganske betydelige udgifter til rejsegodtgørelse (flere

mio. kr.), fordi man i overvejende grad ikke havde udarbejdet en tilstrækkeligt detaljeret rejseoversigt. Hverken SKAT eller arbejdsgiver kunne således fastslå præcist, hvor eller hvor længe de enkelte medarbejdere havde været bortrejst. Desuden var der i flere tilfælde udbetalt rejsegodtgørelse til medarbejdere, selvom afstanden fra udgangspunktet til destinationen var blot 83 km.

Da virksomheden derfor ikke kunne godtgøre, at der var tilstrækkelig omfattende dokumentation for rigtigheden af beregningen af den udbetalte rejsegodtgørelse, blev godtgørelsen anset som skattepligtig løn til de ansatte.

Havde der været tale om en mindre selvstændig erhvervsdrivendes udbetalinger af rejsegodtgørelse til sig selv, ville hævningene blive anset som private hævninger i virksomheden, og skattemæssigt fradrag i virksomheden blive nægtet.

Der er således god grund til at være omhyggelig med samtidig og præcis registrering af erhvervsmæssig kørsel og erhvervsmæssige rejser. Er tingene i orden og efter anvisningerne i juridisk vejledning, er SKAT normalt ikke svære at stille tilfredse.